Как подписывать ЭТрН, путевые листы и другие ЭПД
Что такое ЭПД
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги привычных транспортных документов, которые традиционно оформлялись в бумажном формате. Как и в случае с бумагой, участники перевозки должны заполнять, подписывать и передавать ЭПД друг другу. Отличие в том, что обмен происходит электронно, через ПК, смартфон или планшет.
Все электронные транспортные документы попадают в ГИС ЭПД — государственную базу данных, где хранится и обрабатывается информация о перевозках. Через нее ФНС, ГИБДД, МВД, Минтранс и другие ведомства контролируют легальность грузоперевозок, маршруты транспорта и соблюдение налоговых обязательств. Самостоятельно передавать файлы в ГИС ЭПД не нужно, это делают операторы ЭПД.
С 1 сентября 2026 многие ЭПД становятся обязательными, а именно:
-
электронная транспортная накладная (ЭТрН);
-
электронный путевой лист (ЭПЛ) — пока только при перевозках пива, пивных напитков, медовухи, пуаре, сидра и спиртосодержащей непищевой продукции;
-
электронный заказ-заявка на перевозку груза (ЭЗЗ);
-
электронные экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;
-
электронная транспортная железнодорожная накладная (ЭТЖН);
-
электронная грузовая накладная для авиаперевозок (ЭГН).
Что нужно для работы с ЭПД
-
Подключиться к оператору ЭПД. Это аккредитованный Минтрансом провайдер, который:
-
проверяет актуальность электронной подписи и заполнение обязательных полей;
-
передает информацию о перевозках в ГИС ЭПД;
-
обеспечивает обмен ЭПД между контрагентами.
-
-
Настроить личный кабинет для работы с ЭПД или интеграцию со своей учетной системой. Эти услуги также предоставляет оператор. Он поможет настроить систему для обмена на компьютерах и смартфонах. А еще настроит интеграцию, если вы уже работаете с первичкой, например, в 1С или в собственной учетной системе.
-
Получить электронные подписи (ЭП) на руководителей и ответственных сотрудников. Кому и какие подписи нужны, расскажем дальше.
Какие электронные подписи нужны для работы с ЭПД
Для работы с электронными перевозочными документами используют три типа подписи: УКЭП, УНЭП и ПЭП. УКЭП и УНЭП имеют ту же юридическую силу, что и ручная подпись на бумаге.
Выбор электронной подписи зависит от того, кто работает с документами.
УКЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый защищенный тип подписи.
Она бывает двух типов:
| УКЭП первого лица | УКЭП физлица | |
|---|---|---|
| Кто использует |
Это единственный тип ЭП, которым первые лица вправе подписывать перевозочные документы |
|
| Кто выпускает |
|
Аккредитованные УЦ |
| Где хранить | Только на специальном носителе — рутокене | Выдается на рутокене, после можно скопировать на ПК или мобильный телефон |
Госключ
Сотрудники компании или ИП могут подписывать перевозочные документы с помощью бесплатной подписи, выпущенной в приложении «Госключ».
Она бывает двух видов:
-
УКЭП ГК — подходит первым лицам компаний и ИП, руководителям, директорам и всем наемным сотрудникам.
-
УНЭП ГК — подходит руководителям, директорам и всем сотрудникам, кроме врачей. Это единственный тип неквалифицированной электронной подписи, которым можно подписывать ЭПД. УНЭП, выпущенную в удостоверяющем центре, для подписания ЭПД использовать нельзя.
Как работает:
-
Сотрудник скачивает «Госключ» через магазин приложений — например, Google Play, App Store, RuStore или AppGallery.
-
Выпускает в нем бесплатный сертификат УНЭП или УКЭП.
-
Переходит в приложение для работы с ЭПД и регистрирует полученную подпись.
Отличие от работы с электронной подписью, выпущенной в удостоверяющем центре, в том, что подписание «Госключом» нужно заверять в два этапа:
-
Кликнуть на кнопку подписания в системе оператора ЭПД.
-
Подтвердить действие через переадресацию в приложение «Госключ».
ПЭП
Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой комбинацию из логина и пароля. Она не юридически значимая, поэтому всегда работает в связке с УКЭП другого сотрудника.
Как работает: с помощью ПЭП можно только быстро зафиксировать погрузку, выгрузку и получение груза в электронной транспортной накладной. Далее документ должен подписать тот, у кого есть УКЭП, — например, логист или руководитель. Иначе и ЭТрН, и операция с грузом будут считаться недействительными.
Например, в системе для работы с ЭПД Saby алгоритм такой:
-
Водитель принимает груз у отправителя.
-
Авторизуется в мобильном приложении по своему логину и паролю.
-
Открывает ЭТрН, кликает «Подтвердить» — файл уходит на подтверждение.
-
Логист или диспетчер заверяет действие водителя и подписывает документ своей УКЭП. Далее транспортная накладная уходит контрагентам и в ГИС ЭПД.
Кому удобно: наемным водителям и кладовщикам.
Как получить: при регистрации в системе оператора ЭПД.
Когда нужна машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная форма бумажной доверенности. Без МЧД сотрудники не смогут подписывать электронные перевозочные документы от имени компании своей УКЭП физлица или УНЭП ГК.
Как получить: есть два способа оформить МЧД и заверить подписи сотрудников — через ФНС или в аккредитованном УЦ.
При подаче заявки нужно:
-
Предоставить паспортные данные, ИНН и СНИЛС сотрудника, на которого хотите оформить МЧД.
-
Заполнить данные руководителя.
-
Указать формат 003 для работы с ЭПД.
-
Выбрать коды полномочий, например:
-
BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS8 — чтобы подписывать ЭТрН;
-
BBDOCS_CNTRCT_LBR_LABOUR_DOCSLABOUR7 — чтобы подписывать путевые листы.
-
Актуальные коды ищите в классификаторе полномочий МЧД.
Оформить МЧД за пару кликов можно в Saby — для этого достаточно выбрать сотрудника и отметить в чекбоксе документы, которые он сможет подписывать от имени руководителя. Искать коды и вносить их вручную не нужно, всё автоматизировано. Далее система автоматически зарегистрирует МЧД во всех необходимых госорганах.
Также доступна автовыдача МЧД для новых сотрудников: один раз пропишите полномочия для всех должностей, и система сама будет выдавать нужную доверенность при приеме. А если работник уволится, для него МЧД аннулируется автоматически.
Как работает мобильная электронная подпись
Сотрудники могут хранить свою УКЭП на смартфоне или планшете. Так им не придется постоянно носить с собой рутокен, для работы с ЭПД будет достаточно мобильного приложения. Это удобно и для водителей, которые всегда в пути, и для сотрудников склада.
Если у сотрудника уже есть УКЭП: скопируйте ее на смартфон из личного кабинета оператора ЭПД.
Как экспортировать УКЭП в мобильное приложение Saby
Если УКЭП нет: руководитель может выпустить УКЭП на сотрудника в удостоверяющем центре, а в качестве носителя выбрать мобильный телефон. Тогда сотрудник получит уведомление и сможет зарегистрировать готовую ЭП на своем смартфоне.
Способ не подходит водителям-ИП и первым лицам компаний, так как законодательство запрещает им экспортировать свою подпись на телефон. Выход есть — бесконтактный рутокен с технологией NFC и дистанционное подписание.
Что такое NFC-токен
NFC-подпись — это УКЭП на бесконтактном носителе (токене), который выглядит как флешка или смарт-карта. Позволяет подписывать документы через смартфон в одно касание, без переходника.
Кому удобно: водителям-ИП, так как хранить подпись на телефоне им нельзя, а все действия с ЭТрН они заверяют самостоятельно, без помощи логистов или диспетчеров.
Как работает:
-
Водитель покупает NFC-рутокен.
-
Получает УКЭП в удостоверяющем центре.
-
Устанавливает мобильное приложение для ЭПД на телефон или планшет.
-
Открывает документ в приложении, подносит токен к задней крышке телефона, кликает «Подписать» — документ мгновенно утверждается. При первом использовании нужно будет ввести ПИН-код, чтобы связать устройства.
Рутокен с NFC можно использовать и для работы через компьютер — достаточно вставить его в USB-порт. Документы в этом случае нужно подписывать через личный кабинет оператора ЭПД.
Как подписывать документы удаленно
Бывает, что провести документ нужно в выходной день, когда офисные сотрудники не работают. А водители зачастую не хотят носить с собой ЭП на токене, чтобы не потерять. На эти случаи есть формат удаленного подписания: дистанционно, отложено и автоматически, без участия человека.
Дистанционное подписание. Подключаете носитель с подписью к компьютеру в офисе или дома, а документы подписываете с любого удобного устройства, авторизовавшись в системе. При этом ПК со вставленным токеном должен быть всегда включен и в зоне действия сети, иначе подпись не сработает.
Кому удобно:
-
водителям, чтобы не потерять флешку в пути;
-
руководителям, чтобы подписывать документы с телефона.
Отложенное подписание. Ответственные сотрудники передают коллегам право подписывать документы своей подписью. Например, логист может доверить ЭП работнику, который подменяет его во внерабочие часы и при внештатных ситуациях.
Кому удобно: руководителям и всем сотрудникам.
Автоподписание. Водитель делает свои отметки в ЭТрН с помощью ПЭП. Когда документ переходит на сторону логиста, ему не нужно вручную подтверждать этап — система подпишет накладную автоматически.
Кому удобно: водителям, логистам, диспетчерам и кладовщикам.
Как подключить ЭПД
Выберите оператора ЭПД и заключите с ним договор. Он должен входить в официальный реестр, аккредитованный Минтрансом. Система для работы с ЭПД Saby от оператора «Тензор» соответствует всем требованиям контролирующего органа, и даже больше:
-
Работайте с перевозочными документами где удобно: в мобильном приложении или личном кабинете на компьютере.
-
Интегрируйте функционал для работы с ЭПД в свою учетную систему. Есть готовые решения для 1С и SAP, а также для других учеток по API.
-
Заполняйте ЭПД без ошибок. Например, данные для ЭТрН можно автоматически перенести из заказа-заявки. А если вы пропустили обязательные поля, система подскажет, что без них ГИС ЭПД не примет документы.
-
Подписывайте документы даже без интернета. Если в дороге возникли проблемы со связью, водитель всё равно сможет подписать ЭТрН. Как только связь вернется, система синхронизирует все данные.
-
Оформляйте ДТП без паники и потерянных бумаг. Мобильное приложение автоматически зафиксирует номер машины, время и адрес происшествия по геолокации. Водитель сможет добавить фото с места, контакты участников и описание аварии. А логист получит мгновенное оповещение.
