Как поставщику правильно отразить маркированный товар в ЕИС

О чем статья

• Что такое система маркировки «Честный знак»
• Как работать с маркированными товарами в ЕИС
• Как провести частичную приемку маркированного товара
• Как автоматизировать приемку товара
• Ответственность поставщиков
• О чем важно помнить новичкам

Что такое система маркировки «Честный знак»

«Честный знак» — это национальная система цифровой маркировки и прослеживаемости товаров. Ее основные цели:

• борьба с контрафактными товарами;
• повышение качества продукции;
• прозрачность производства и продажи;
• исключение схем уклонения от уплаты налогов;
• предотвращение ввоза контрафактной продукции.

Система работает на основе уникальных кодов маркировки (Data Matrix), которые наносятся на товары или их упаковку. Это позволяет отслеживать движение каждой единицы товара от производителя до конечного потребителя:

• на товары физически наносится уникальный код маркировки;
• код необходимо сканировать и передавать в документах.

Как работает интеграция ЕИС с «Честным знаком»:

1. Поставщик указывает коды идентификации товаров в документе о приемке, который формирует в ЕИС.
2. Система проверяет актуальность кодов идентификации в ГИС МТ «Честный знак».
3. После того как обе стороны подпишут документ о приемке, информация автоматически направляется в «Честный знак».
4. Документ становится основанием, чтобы продавать товар дальше или зарегистрировать факт выбытия кодов идентификации из оборота.

Как работать с маркированными товарами в ЕИС

Для поставщиков маркированных товаров корректно указывать данные в ЕИС — обязательное требование. Разберем процесс пошагово.

Шаг 1. Формирование документа о приемке в ЕИС

• ✅ Зайдите в личный кабинет на сайте госзакупок → раздел «Исполнение контракта».
• ✅ Выберите «Создать документ о приемке» → «Документ о приемке товаров».
• ✅ Заполните обязательные поля:
  • номер и дату документа;
  • реквизиты контракта;
  • общие параметры поставки.

Шаг 2. Указание сведений о маркировке

• ✅ Перейдите на вкладку «Товар, работа, услуга».
• ✅ Активируйте переключатель «Добавить сведения о маркировке» (это обязательный шаг для маркированных товаров). Есть 4 способа это сделать:
  1. Ручной ввод кодов. В карточке товара нажмите «Добавить сведения о маркировке». В открывшемся поле введите Data Matrix (или иной код маркировки) вручную. Проверьте каждый символ — ошибка в коде может привести к отклонению заявки.
  2. Загрузка из файла (CSV/Excel). Некоторые электронные торговые площадки позволяют загружать коды пакетно через файл. Подготовьте файл в формате, который поддерживает система (например, столбец с GTIN и кодами маркировки).
  3. Интеграция с системой «Честный знак». Если работаете через 1С или другие учетные системы, можно настроить автоматическую выгрузку кодов в заявку. Для этого нужна регистрация в личном кабинете «Честного знака».
  4. Сканирование кода Data Matrix. На некоторых ЭТП (например, «РТС‑тендер», «СберАСТ») есть функция сканирования кода через камеру или подключенный 2D‑сканер.

Шаг 3. Загрузка и проверка кодов маркировки

• ✅ Нажмите «Загрузить сведения о маркировке».
• ✅ Выберите подготовленный файл (предварительно проверьте его в системе «Честный знак»).
• ✅ Система проведет автоматическую проверку:
  • валидности формата кода;
  • соответствия товарной группе;
  • отсутствия в списках выведенных из оборота.
  При ошибках система покажет проблемные коды с пояснением причины.

Шаг 4. Автоматическое заполнение данных

• ✅ После успешной проверки система сама заполнит:
  • GTIN (глобальный номер товара);
  • КИЗ (контрольный идентификационный знак);
  • данные об упаковке (если предусмотрено).
• ✅ Проверьте в заполненных данных:
  • соответствие количества кодов количеству товара;
  • корректность идентификаторов упаковки;
  • отсутствие дублирования кодов.

Шаг 5. Завершение формирования документа

• ✅ Проверьте все введенные данные.
• ✅ Подпишите квалифицированной ЭП (неквалифицированная не подойдет).
• ✅ Сохраните копию документа в архиве.

Если система не принимает коды, проверьте их через API «Честного знака». При технических сбоях делайте скриншоты ошибок для обращения в техподдержку, а в случае расхождений — сверьте данные с заказчиком до подписания акта приемки.

Особенности частичной приемки маркированных товаров

Когда заказчик принимает не всю партию, а только часть товаров, процесс документооборота меняется. Тоже разберем его пошагово:

Шаг 1. Оформление документов

• ✅ Сначала подпишите акт о частичной приемке (в ЕИС).
• ✅ После этого данные попадают в «Честный знак». Передача кодов маркировки происходит только после подписания акта.

Шаг 2. Загрузка информации

• ✅ Создайте корректировочный документ в ЕИС. Укажите принятые товары (с их кодами маркировки) и отклоненные позиции (с причинами).
• ✅ Загрузите коды только принятых товаров.

Шаг 3. Работа с непринятым товаром

• ✅ Обязательно фиксируйте причины возврата.
• ✅ Внесите коды возвращенных товаров в отдельный файл.
• ✅ Подтвердите, что они исключены из текущей поставки.

Как автоматизировать приемку маркированного товара в ЕИС

Актирование в ЕИС предполагает ручной ввод данных. Это отнимает много времени и неминуемо приводит к случайным ошибкам. Если вы оказываете услуги или поставляете сотни товаров с ежемесячной отгрузкой, лучше один раз настроить автоматическую выгрузку документов, чем каждый раз делать это вручную.

Сервис Saby «Интеграция с ЕИС. Поставщик» экономит время и уменьшает риск отказов из‑за опечаток. Вы просто отправляете УПД как обычно, а Saby сам передает их в ЕИС и заполняет нужные поля и графы. Вам остается только зайти в ЕИС и заверить документы квалифицированной электронной подписью.

Правила оформления документов

Для плательщиков НДС — первичные корректировочные счета‑фактуры выставляются только в электронной форме через операторов ЭДО. Оператором ЭДО при выставлении документов в ЕИС выступает Федеральное казначейство.

Для налогоплательщиков на специальных режимах — оформляется электронный УПД (универсальный передаточный документ) в соответствии с форматами, указанными в Постановлении № 1108 от 2021 года.

Ответственность за нарушения

Поставщикам необходимо строго соблюдать требования маркировки, так как за нарушения предусмотрена не только административная, но и уголовная ответственность в особо серьезных случаях.

Штрафы за продажу немаркированной продукции:

• Для должностных лиц (ИП, директора, ответственные сотрудники) — 5 000–10 000 ₽ за первое нарушение (ч. 2 ст. 15.12 КоАП РФ). Повторное нарушение может привести к штрафу до 30 000 ₽ или дисквалификации на срок до 1 года.
• Для юридических лиц — 50 000–300 000 ₽ за первую выявленную партию немаркированного товара. При повторном нарушении штрафы возрастают до 500 000 ₽, возможна приостановка деятельности до 90 суток.

Дополнительные санкции:

• Конфискация товаров — немаркированная продукция изымается и уничтожается за счет нарушителя.
• Блокировка участия в госзакупках — если нарушение выявлено в рамках исполнения контракта, поставщика могут внести в РНП (Реестр недобросовестных поставщиков).
• Уголовная ответственность (ст. 171.1 УК РФ) — если оборот немаркированных товаров превышает 1,5 млн ₽, есть риск получить штраф до 500 000 ₽ или в размере дохода за 3 года или отправиться на принудительные работы до 3 лет. За нарушения в особо крупном размере предусмотрено лишение свободы до 5 лет.

Если вы поставляете маркированные товары госзаказчикам, упростите работу. Мы настроим интеграцию с ЕИС под ключ:

• Выпустим электронную подпись, поможем зарегистрироваться в единой информационной системе.
• Настроим обмен документами с ЕИС в личном кабинете Saby или вашей учетной программе.
• Научим формировать документы, выгружать их из учетной программы и подписывать в системе закупок.