Для подписания документов от имени организации работникам понадобится квалифицированная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность от руководителя.
Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)
МЧД — электронная доверенность, которая с 1 сентября 2024 года заменила все бумажные варианты. С ней вы можете наделить сотрудников полномочиями, которые они будут выполнять от имени организации.
Сотрудники пользуются подписью директора, зачем нужна МЧД
- Повышение безопасности. Ответственность за документ несет тот, кто подписал его, используя доверенность. Пропишите зону ответственности для бухгалтера, кадровика, менеджера или любого другого сотрудника. Если вы ведете документооборот в Saby (СБИС), можете оформить МЧД на нашем сайте.
- Повышение прозрачности. Все действия сотрудников документируются. Это обеспечивает полную прозрачность и отслеживаемость.
- Упрощение работы. Сотрудники получают доступ только к необходимым документам и могут подписывать их в любое время и в любом месте.
Как начать работать с МЧД
- Организации или ИП нужно выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника‑подписанта.
- Оформить на физическое лицо МЧД. Подписать ее должен директор организации или ИП, используя свою КЭП.
- При подаче отчетности или отправке электронных документов сотрудник будет удостоверять их собственной КЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.
- Если МЧД потеряет актуальность раньше окончания срока действия, руководитель или ИП может отозвать ее в любое время.
Где пригодится КЭП сотрудника вместе с МЧД
- Сдача отчетности. Позволяет подписывать отчеты для СФР, ФНС, Росстата.
- Реализация и поступление товаров и услуг. Дает возможность подписывать и отправлять счета и заказы, согласовывать цены.
- Обмен с ЕГАИС. Позволяет подписывать накладные и чеки.
- Оформление внутренних документов. Сотрудники могут подавать заявки на отпуск, командировки, закупку материалов.
- Подписание прочих документов. Сотрудники с МЧД могут подписывать договоры от имени организации, акты сверки и приемки, подтверждение получения, протоколы совещаний, корреспонденцию и другие документы.
