Универсальный передаточный документ (УПД) в ЕИС: как создать, подписать и исправить

Способ сложнее: загрузить готовый УПД вручную в ЕИС

Можно создать УПД в своей учетной системе, выгрузить его в нужном формате и вручную загрузить в ЕИС.

Шаг 1. Выгрузить XML-файл с УПД из ЕИС в систему бухучета

Если вы планируете формировать УПД во внешней системе, вам нужно выгрузить данные о контракте из ЕИС.

Контракты хранятся в разделе «Исполнение контрактов».

Чтобы быстро найти нужные контракты, используйте фильтры поиска. Выберите один или несколько контрактов (максимум 500) и нажмите кнопку «Выгрузить». Откроется стандартное окно браузера — в нем будет указано имя сформированного файла и кнопки «Открыть» или «Сохранить».

Если же вам нужен конкретный госконтракт, выберите его и в контекстном меню нажмите «Выгрузить сведения контракта».

ЕИС создает XML-документ с названием «Информация для ЭДО». В нем содержатся:

• данные о поставщике — информация из вашего личного кабинета, включая сведения о лицах, уполномоченных подписывать документы;
• данные по каждому выбранному контракту;
• дополнительная информация, которая нужна для формирования УПД;
• ссылка на скачивание XML-файла «Информация о заключенном контракте» — файл contract.

В файле contract содержатся все сведения о заключенном контракте: реквизиты, стороны, цена, сроки, спецификация товаров, работ или услуг.

Выгруженный XML-файл можно использовать для автоматического заполнения документов о приемке в вашей учетной системе, например, в Saby или 1С. Дальше заполните УПД — большинство сведений подгрузится автоматически.

Шаг 2. Загрузить XML-файл с УПД в ЕИС

Чтобы загрузить сформированный УПД обратно в ЕИС, найдите в ЛК поставщика нужный контракт и в контекстном меню выберите загрузку.

Загружаемый файл должен быть в формате XML, размером не более 50 Мб. Если выбранный файл имеет другое расширение (не .xml), под полем «Описание файла» появится сообщение об ошибке.

После успешной загрузки система создаст новый документ об исполнении контракта в статусе «Проект». Этот документ появится в перечне документов на этапе исполнения контракта. Чтобы отправить проект заказчику, подпишите его УКЭП.

Самый долгий способ: сформировать УПД в ЕИС

В личном кабинете ЕИС при исполнении госконтракта поставщик может сформировать несколько типов документов. Нам нужен «Документ о приемке» — это и есть УПД. Счета-фактуру без первички создают отдельно, но в закупках по 44-ФЗ это редкий случай.

Шаг 1. Создайте документ приемки

В разделе «Исполнение контрактов» найдите нужный контракт со статусом «Исполнение». В контекстном меню выберите пункт «Создать документ о приемке». Откроется форма создания документа, которая состоит из нескольких вкладок.

Шаг 2. Заполните общую информацию

Здесь нужно указать тип и общие реквизиты документа о приемке: номер, дата, основание поставки. Большинство полей автоматически подтянутся из контракта. Мы создаем УПД со статусом «1» — счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Шаг 3. Заполните контрагентов

Сведения о контрагентах распределены по разделам:

• Заказчик — отображается всегда.
• Поставщик — отображается всегда.
• Грузоотправитель — появляется, только если вы поставили галочку «Грузоотправитель не совпадает с поставщиком». Например, товар отгружает не ваша организация, а третье лицо.
• Грузополучатель — появляется, если заказчик указал, что товар получает не он, а другое лицо. В документе стоит галочка «Грузополучатель не совпадает с заказчиком».
• Перевозчик — отображается всегда. Если доставляете самостоятельно, укажите себя.

Чтобы переключаться между разделами, просто нажимайте на их названия.

Шаг 4. Добавьте товары, работы, услуги

Здесь нужно перечислить все, что вы поставляете. Чтобы включить в УПД в ЕИС нужную позицию, нажмите кнопку «Добавить». Появится строка, где надо указать:

• наименование товара, работы, услуги из спецификации контракта;
• количество;
• цену за единицу;
• общую стоимость;
• страну происхождения товара — если требуется.

Система сама подскажет, включать ли НДС. Если в контракте хотя бы по одной позиции указана ставка НДС, то признак «Сформировать документ без учета НДС» будет недоступен. Если нужно, можете включить его вручную.

Если в контракте по всем позициям стоит «Без НДС», то признак будет включен по умолчанию. Вы можете его отключить, если, например, из-за ошибки в документах должны были выставить НДС.

Шаг 5. Детализируйте позиции, если нужно

Детализация товаров, работ, услуг нужна, если хотите разбить одну позицию контракта на несколько подпозиций. Например, в контракте указано «Канцелярские товары» без разбивки, а вы хотите перечислить ручки, карандаши и бумагу отдельно.

Как детализировать:

• Добавьте «родительскую» позицию, например, «Канцелярские товары», и укажите общее количество и стоимость.
• Сохраните позицию. В контекстном меню этой строки выберите «Детализировать».
• В открывшейся вкладке добавьте «дочерние» позиции, к примеру, ручки, карандаши, бумагу, с их количеством и стоимостью. Сумма по дочерним позициям должна совпадать с общей суммой родительской. Если сумма не совпадает, система покажет ошибку.

Если заказчик заранее разбил позиции в контракте, вы можете добавлять строки к уже существующей детализации.

Шаг 6. Укажите факт передачи

В этой вкладке подтверждается, что поставщик передал товар, выполнил работу, оказал услугу. Заполняется автоматически — на основе данных из предыдущих вкладок. Вам останется только проверить дату передачи.

Шаг 7. Определите подписантов

Нужно указать, кто будет подписывать УПД от имени поставщика. Если вы юрлицо — тип подписанта будет «Представитель юридического лица». Выберите сотрудника, у которого есть УКЭП и, если требуется, машиночитаемая доверенность (МЧД).

Если вы ИП — тип подписанта определится автоматически:

• «Индивидуальный предприниматель» — если подписываете лично вы.
• «Физическое лицо» — если подписывает ваш сотрудник по доверенности.

Если вы физлицо или самозанятый, то укажите тип подписанта «Физическое лицо».

Если в документе должно стоять несколько подписей, добавьте их все в таблицу.

Шаг 8. Прикрепите дополнительные документы

Сюда можно приложить файлы, которые не будет подписывать заказчик. Это могут быть счета на оплату, техническая документация, инструкции, фотографии и другие документы, предусмотренные контрактом. Для каждого загруженного файла можно добавить комментарий.

Приложенные документы не должны противоречить информации, указанной в УПД. Если данные разойдутся, приоритет будет у электронного документа о приемке. Все прикрепленные файлы подписываются УКЭП вместе с основным документом.

Шаг 9. Проверьте и подпишите документ о приемке

Во вкладке «Подписание» три подвкладки:

• Печатная форма — как будет выглядеть УПД на бумаге.
• XML (титул поставщика) — файл УПД в формате 5.03, который отправится заказчику.
• XML (приложение к титулу поставщика) — дополнительные реквизиты и сведения о прикрепленных файлах. Это неотъемлемая часть документа, формируется автоматически.

Внизу поставьте галочку о согласии на подписание. Затем нажмите одну из кнопок:

• «Подписать» — если в УПД несколько подписантов, и не все еще подписали документ. После нажатия документ сохранится в статусе «Подписан частично».
• «Подписать и направить заказчику» — если в УПД один подписант или все, кроме вас, уже подписали. После нажатия документ отправится заказчику.

Перед отправкой ЕИС проверит правильность заполнения. Если найдет ошибки, к примеру, незаполненные поля, нестыковки по суммам, неверный формат, покажет их список. Исправьте ошибки и повторите попытку.

После подписания УПД появится в реестре документов об исполнении контракта со статусом «На подписании» и автоматически отправится заказчику. У заказчика есть 20 рабочих дней, чтобы подписать его или направить мотивированным отказом.

Как исправить ошибки в электронном УПД в ЕИС

Корректировки вносят путем формирования, подписания и размещения в ЕИС исправленного документа о приемке (ч. 14 ст. 94 44-ФЗ). Но порядок исправления зависит от того, какую ошибку допустили в УПД.