Что такое электронный документооборот и как он работает

| 12 Время чтения:
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями.

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Что вы узнаете

  1. Кому подходит
  2. Схема работы
  3. Преимущества ЭДО
  4. Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
  5. Как понять, что пора переходить на ЭДО
  6. Как начать работу с ЭДО
  7. Какую ЭП использовать

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.


  1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
    Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
  2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
  3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
    Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

  • Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
  • Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
  • Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
  • Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
  • Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

  • В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
  • Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
  • Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
  • По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

  • возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
  • разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
  • персональные доработки СЭД под потребности компании;
  • интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
  • доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

  1. купить электронную подпись;
  2. подключиться к оператору данных;
  3. внедрить систему электронного документооборота.

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Вернуться

Есть вопросы — спрашивайте!

Наши специалисты помогут Вам, окажут бесплатную консультацию или запишут на приём

Статьи


Выгодное предложение!