Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Что вы узнаете
- Кому подходит
- Схема работы
- Преимущества ЭДО
- Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
- Как понять, что пора переходить на ЭДО
- Как начать работу с ЭДО
- Какую ЭП использовать
Кому подходит
Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.
Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.
Схема работы
Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.
- Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться. - Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
- Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.
Преимущества ЭДО
- Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
- Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
- Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
- Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
- Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.
Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.
- В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
- Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
- Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
- По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.
На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:
- возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
- разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
- персональные доработки СЭД под потребности компании;
- интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
- доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.
Как начать работу с ЭДО
Для обмена электронными файлами участники процесса должны:
- купить электронную подпись;
- подключиться к оператору данных;
- внедрить систему электронного документооборота.
С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.
Какую ЭП использовать
Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.
Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.
Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.
